Per fare dei piani di vendita occorre intelligenza, immaginazione, organizzazione.
I budget relativi ad un futuro più o meno immediato, devono essere impostati su ragionevoli ipotesi basate sul vissuto storico, sull’andamento dei costi e dei profitti, sull’evoluzione dei prodotti e dei mercati, sulle indicazioni sociali ed infine sul probabile comportamento della concorrenza.
E’ cioè possibile dirigere l’impresa solamente impiegando tecniche flessibili, che consentano di tenere sotto controllo la situazione e di minimizzare i rischi delle decisioni prese e da prendere.
Tutto questo ci porta però anche a dire che le previsioni ed i piani di vendita, pur preparati con abilità ed accuratezza, non possono né debbono essere considerati fissi ed immutabili altrimenti si rischia di dare troppa importanza ai dati statistici (che per la natura stessa dei fenomeni che rappresentano non possono essere precisi) e di dare troppa poca importanza alla possibilità che accadano eventi diversi da quelli statisticamente ipotizzati.
La pianificazione delle vendite deve solamente farci conoscere che cosa dovremmo fare per essere capaci sia di prendere giuste decisioni atte a far produrre secondo espliciti obiettivi sia di utilizzare i nostri punti di forza per adeguare la capacita produttiva alla realtà più immediata.
Ciò significa controllo o verifica delle previsioni e dello stato di realizzazione cronologica delle attività programmate al fine di prendere delle decisioni tali da influenzare le azioni relative alla fabbricazione, per garantire o il raggiungimento dell’obiettivo finale o l’adeguamento delle previsioni e del programma alla nuova realtà.
La parte più difficile da introdurre nelle aziende è proprio questa predisposizione mentale ad un certo modus operandi tra produzione e vendite e non tanto, o non solo, la scelta di quali tecniche qualitative o quantitative da impegnare.
Una ponderata previsione delle vendite ed una pianificazione commerciale permettono di livellare la produzione e di ridurre i costi di fabbricazione eliminando il più possibile i periodi di sottoutilizzazione dei mezzi produttivi.
La previsione delle vendite e la pianificazione evitano poi di chiedere troppo frequentemente l’impossibile alla produzione, permettendo cosi a quest’ultima di lavorare su programmi il più possibile fissi.
D’altro canto il settore commerciale con una diligente previsione di vendita a breve ed a brevissimo termine sarà in condizione di mirare più facilmente al raggiungimento degli obiettivi del fatturato globale rafforzando tempestivamente la promozione dei prodotti più deboli al fine di mantenere costante i livelli di produzione, oppure evitando di forzare la vendita di quei prodotti per i quali o la capacita produttiva è insufficiente oppure non sono sufficientemente remunerativi.
Sarà solo nello sviluppare le previsioni di vendita o nel preparare i conseguenti piani produttivi, finanziari e d’investimento, mediante un assiduo lavoro in comune per elaborare dei programmi basati sulle richieste e sulle esigenze di vendita e dei reparti di fabbricazione, che sarà possibile ad ogni settore rendersi conto dei problemi degli altri e coordinare cosi le azioni per minimizzare le reciproche difficoltà, contenere gli squilibri ed evitare le disarmonie tecnico-organizzative.
E’ evidente che le frequenti richieste di cambiamenti immediati nei programmi di fabbricazione, nei periodi di piena saturazione della capacita produttiva degli impianti, comportano un maggior numero di fermate e di avviamenti dei cicli di lavorazione alle macchine o agli impianti con conseguente limitazione del potenziale produttivo.
I benefici della coordinazione non sono solo relativi all’ottimizzazione della capacità produttiva, ma si riflettono anche sulla politica di vendita intesa come un servizio a disposizione del cliente che desidera vedere rispettati i termini di consegna e, quando necessario, anticipata l’evasione degli ordini urgenti.
Solo una buona pianificazione a breve e brevissimo termine ed una corretta procedura di coordinamento tra progettazione, vendite e fabbricazione può favorire il raggiungimento del migliore equilibrio tra le contrastanti esigenze dei vari settori aziendali e l’attuazione di scelte ottimali per quanto attiene agli investimenti, ai finanziamenti, alla politica dei prezzi, al controllo dei costi, ai programmi di produzione.
La programmazione si colloca in una posizione di confine fra la pianificazione tattica ed il controllo di gestione.
La vita aziendale senza obiettivi a medio termine rappresenta un fatto assurdo, paragonabile ad una navigazione senza rotta e senza destinazione. Quali che siano gli obiettivi di espansione, oppure di tenuta e, persino, di ridimensionamento nessuno di loro può essere ordinatamente perseguito senza il supporto di un piano che indichi nei dettagli un percorso orientato verso i punti-obiettivo.
La programmazione consiste in una serie di decisioni volte ad identificare le caratteristiche dei programmi (es: dimensione, numerosità, tipologia, complessità, tempificazione), la cui esecuzione è un presupposto indispensabile, per raggiungere gli obiettivi di un’impresa; una volta assunti tali elementi come vincoli identifica e sviluppa le attività che li realizzano. Se e quando emergono incompatibilità il vertice aziendale deve riconsiderare parte delle scelte effettuate, controllando con regolarità i piani e la loro attuazione.
Collegamenti a moduli software:
Modulo Master Production Schedule (MPS)